Project management 内容/文档/项目管理系统-哪个适合我的需要？

所以我刚开始在这家非营利性公司实习，很酷。我的第一项任务是找到一种适合公司及其用户的程序。我和一些团队成员刚刚总结了我认为是所需功能的好列表。在我开始工作之前，我从未听说过内容/文档/知识/项目管理系统。因此，我对许多其他项目做了一些研究，并将范围缩小到Joomla、activeCollab、Basecamp、sharepoint和其他一些项目。哪个项目最适合我的需要？它不必来自我刚刚写的列表，这些只是我开始搜索时首先弹出的程序

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必备能力

可搜索 关键词搜索 高级搜索：能够按不同类别标记和搜索文档，例如，文件类型（如PDF、Word等）、服务线（如筹资、战略等）、文档类型（如可交付成果、数据集等） 在文档搜索中

分类 浏览所有内容的简单导航 易于设置和修改用于浏览内容的树/层次结构

工作室 为每个团队提供一个单独的工作间，以发布他们自己的文档 易于从团队工作室导航到工具包（最好是团队工作室位于工具包所在的同一系统中）

版本控制 能够查看哪一个是最新的文件

保安 密码保护 分层安全性，即特定用户的特定权限（用于创建工作室、更改导航树、更改工具包、查看/发布团队文件等）

多年支助 易于“归档”旧工作室或文件，因此导航不会随着时间的推移变得杂乱无章

跨工作组共享 超级用户访问多个团队工作室的能力 能够将文档从一个组发送到另一个组或工具包（通过简单的标记或简单的“提交”功能）

上传 能够将文件上载到工作室 能够提交新文件供工具包考虑（目前不是任何工作室中的文件）

可选功能

消息传递 选择加入上载文件或更改现有文件的通知

版本控制 能够查看谁签出了文件

外部访问 客户对某些文档的访问

在我们的网站内 用户可以访问我们的网站 它看起来像是驻留在我们的网站上

协作工具 团队日历 博客/论坛 即时聊天 WebEx/远程演示（用于虚拟团队会议）

评级 1-5星级文档评级（按用户社区） 按评级搜索和排序文档（最佳文档显示在搜索结果的第一位）

同时编辑 多人可以同时编辑同一文档

工作流程 能够标记要由其他用户审阅的文件（能够“升级”文件以供其他用户审阅）

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当为用户标记文件时，会发出消息警报。即使它没有你认为你需要的所有功能，它也会做它应该做的（37Signals喜欢抱怨太多的功能，你不会需要它（YAGNI），等等）

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乔姆拉是一个痛苦的人。Activecollab是basecamp的拙劣复制品（除非它在我试图用它来摆脱basecamp的费用后的一年左右发生了巨大的变化）。

basecamp。即使它没有你认为你需要的所有功能，它也会做它应该做的（37Signals喜欢抱怨太多的功能，你不会需要它（YAGNI），等等）

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乔姆拉是一个痛苦的人。Activecollab是basecamp的拙劣复制品（除非它在我尝试使用它来摆脱basecamp的费用后的一年左右发生了巨大的变化）。

您上面提到的大多数功能都可以使用Plone免费获得，Plone是一个运行在Zope之上的应用程序。实际上，我为一个非教授构建并部署了一个Plone实例，该实例具有上面提到的许多特性。这些功能可能没有相同的名称，但您可以获得许多相同的功能

以下是我的用户真正喜欢Plone的地方：

• 能够索引MS Office文档的内容，以便人们可以根据内容以及属性和标记/关键字搜索文档
• 可用性。Plone的默认主题并不是你见过的最华丽的东西，但它的可用性非常好
• 更改系统和添加新站点或功能是多么容易

以下是我喜欢普隆的地方：

• 零许可成本。我能够实现通常只在非常昂贵的系统中免费提供的功能。我知道这些类型的成本，因为我以管理FileNet系统为生
• 安装、升级和管理都非常简单。如果您不是专业的系统管理员，请对“专业”持保留态度：）
• 总的来说，它很容易使用

以下是我的缺点：

• 如果您需要在公共互联网上访问该网站，那么您的托管成本可能会高于预期。建立香草Joomla网站肯定比建立香草Plone网站便宜。请注意，听起来您需要的不仅仅是一个普通的内容管理系统，所以它们的托管成本可能没有什么不同
• Plone构建在Zope上，Zope是一个应用服务器。它易于设置和使用，但其工作原理与许多其他web和应用程序服务器略有不同。如果您习惯于管理一个灯组，那么这将是不同的（但不一定是坏的）

所有现代内容管理系统的最后一个缺点都是正确的：不要给你的用户足够的绳子来吊死他们自己。当它需要2分钟到一个